Description de la formation

Formation NotebookLM pour répondre aux appels d’offres

Analysez vos DCE, structurez vos mémoires techniques et sécurisez vos réponses grâce à l’IA documentaire

• Répondre à un appel d’offres demande du temps, de la rigueur et une bonne compréhension des attentes du donneur d’ordre.
• Entre le règlement de consultation, le CCTP, le CCAP, le BPU, la DPGF, les annexes, les pièces administratives et le mémoire technique à rédiger, les équipes peuvent vite perdre du temps ou passer à côté d’une exigence importante.
• Cette formation vous apprend à utiliser NotebookLM pour analyser un dossier de consultation, extraire les informations essentielles, structurer votre mémoire technique et fiabiliser votre réponse avant dépôt.
• L’objectif : gagner du temps, réduire les oublis et améliorer la qualité des réponses aux appels d’offres.

Contexte

• Les entreprises de travaux publics répondent régulièrement à des appels d’offres complexes, avec des dossiers volumineux et de nombreuses pièces à analyser.
• Chaque document contient des informations clés : critères de notation, contraintes techniques, délais, pièces obligatoires, exigences administratives, modalités de dépôt, attentes environnementales ou sécurité chantier.
• NotebookLM permet de travailler à partir de sources documentaires importées. Il aide à synthétiser un DCE, extraire les critères de jugement, générer des checklists, structurer un mémoire technique et contrôler les éléments manquants.
• Mais pour être efficace, l’outil doit être utilisé avec méthode. Il ne remplace pas l’expertise métier : il l’accompagne.
• Cette formation permet aux équipes de construire une méthode fiable, claire et réutilisable pour répondre aux appels d’offres avec l’aide de NotebookLM.

Objectifs pédagogiques

À l’issue de la formation, les participants seront capables de :

• Créer un notebook dédié à un appel d’offres
• Importer et organiser les pièces d’un DCE
• Classer les documents : RC, CCTP, CCAP, AE, BPU, DPGF, plans, annexes, références et documents QSE
• Analyser un règlement de consultation et extraire les critères de notation
• Identifier les pièces obligatoires, dates clés, modalités de dépôt et risques de non-conformité
• Synthétiser les exigences techniques du CCTP
• Construire une checklist des pièces et actions à mener
• Structurer un mémoire technique adapté aux attentes du donneur d’ordre
• Rédiger et améliorer des contenus avec l’aide de NotebookLM
• Contrôler les sources, les engagements et la conformité du dossier avant dépôt

Prérequis

• Être amenés à participer à la réponse à des appels d’offres
• Disposer d’un ordinateur avec accès internet
• Avoir accès à NotebookLM
• Prévoir, si possible, un dossier d’appel d’offres anonymisé pour les exercices pratiques

Niveau conseillé : débutant à intermédiaire.

Programme

1. Comprendre NotebookLM et ses usages pour les appels d’offres

• Comprendre la différence entre NotebookLM et un chatbot classique
• Découvrir le fonctionnement par sources documentaires
• Identifier les usages utiles pour les appels d’offres
• Synthétiser un DCE
• Extraire les critères de notation
• Créer une checklist administrative et technique
• Préparer un plan de mémoire technique
• Contrôler la conformité d’une réponse
• Comprendre les limites : validation humaine, risques d’erreur, confidentialité, engagements techniques à contrôler

Exercice pratique :
Identifier les étapes actuelles d’une réponse à appel d’offres et repérer les tâches pouvant être optimisées avec NotebookLM.

2. Préparer et importer les documents

• Sélectionner les pièces utiles du dossier
• Organiser les documents : RC, CCTP, CCAP, AE, BPU, DPGF, plans, annexes, références, QSE
• Nommer et classer les fichiers
• Anonymiser les données sensibles
• Créer un notebook dédié par appel d’offres
• Structurer l’espace de travail pour retrouver facilement les informations

Exercice pratique :
Créer une structure type de notebook pour un appel d’offres travaux publics.

3. Analyser le règlement de consultation

• Repérer l’objet du marché
• Identifier les dates clés
• Comprendre les modalités de dépôt
• Lister les pièces obligatoires
• Identifier les éléments éliminatoires
• Extraire les critères de jugement et leur pondération
• Repérer les variantes, visites obligatoires, exigences de forme et points sensibles
• Transformer le RC en checklist opérationnelle

Exercice pratique :
Produire une checklist administrative et technique à partir d’un règlement de consultation.

4. Analyser le CCTP

• Résumer les exigences techniques
• Identifier les contraintes de chantier
• Repérer les enjeux de phasage, circulation, riverains, sécurité, déchets et environnement
• Identifier les risques et points à clarifier
• Repérer les éléments à valoriser dans le mémoire technique
• Préparer une liste de questions au maître d’ouvrage

Exercice pratique :
Produire une synthèse claire des attentes techniques du CCTP.

5. Structurer le mémoire technique

• Adapter le plan aux critères de notation
• Éviter les réponses génériques
• Construire une matrice : exigence du DCE / réponse attendue / partie du mémoire / preuve à intégrer
• Préparer les grandes parties du mémoire technique
• Structurer les contenus : organisation, moyens, méthodologie, planning, sécurité, environnement, références
• Mettre en avant les preuves, engagements et éléments différenciants

Exercice pratique :
Créer un plan de mémoire technique personnalisé et aligné avec les critères du dossier.

6. Rédiger et améliorer les contenus avec NotebookLM

• Rédiger une introduction adaptée au marché
• Présenter la compréhension du besoin
• Décrire l’organisation de chantier
• Formaliser la méthodologie d’exécution
• Structurer les moyens humains et matériels
• Rédiger les engagements sécurité, qualité et environnement
• Améliorer les formulations pour obtenir un ton précis, professionnel et réaliste
• Adapter les contenus générés à la réalité de l’entreprise et du chantier

Exercice pratique :
Rédiger une partie du mémoire technique avec NotebookLM, puis la corriger manuellement.

7. Contrôler et fiabiliser la réponse

• Vérifier les sources citées
• Contrôler les dates, chiffres, contraintes et engagements
• Identifier les informations manquantes
• Vérifier la cohérence avec les critères de notation
• Repérer les oublis ou faiblesses dans la réponse
• Créer une checklist finale avant dépôt
• Sécuriser le dossier avant transmission

Exercice pratique :
Contrôler une réponse fictive et identifier les oublis, incohérences ou points insuffisamment développés.

8. Capitaliser et créer une méthode interne

• Définir un processus type de réponse aux appels d’offres
• Créer une bibliothèque de prompts
• Construire une base de contenus réutilisables
• Organiser les contenus entreprise : moyens humains, matériels, références, QSE, méthodologie
• Définir les rôles : qui importe, qui rédige, qui vérifie, qui valide
• Mettre en place des règles internes d’utilisation responsable de NotebookLM

Exercice pratique :
Construire une méthode interne réutilisable pour les prochaines réponses.

Déroulé pédagogique – 1 journée

Durée

• 1 journée
• 7 heures
• Formation possible en présentiel ou en distanciel
• Format adaptable selon les besoins de l’entreprise et les types d’appels d’offres traités

Modalités & délais d’accès

• Formation en intra-entreprise
• Présentiel ou visio
• Exercices pratiques tout au long de la journée
• Travail possible sur un dossier d’appel d’offres anonymisé
• Programme personnalisable selon les métiers, les marchés et les pratiques internes
• Délai moyen d’accès : 2 semaines

Tarif

• À partir de 2 100 € HT / jour
• Tarif ajusté selon le nombre de participants, le niveau de personnalisation, le format et les objectifs de la formation

Notre approche

Une approche métier

• La formation est pensée pour les entreprises qui répondent à des appels d’offres, notamment dans les travaux publics. Les exercices s’appuient sur des situations concrètes : DCE, RC, CCTP, mémoire technique, checklists, critères de notation et contrôle avant dépôt.

Une approche pratique

• Les participants manipulent NotebookLM tout au long de la journée. Ils apprennent à importer les bons documents, poser les bonnes questions, structurer les réponses et contrôler les informations générées.

Une approche responsable

• NotebookLM est présenté comme un outil d’aide à l’analyse et à la rédaction. Les participants apprennent à vérifier les sources, contrôler les engagements, protéger les données sensibles et valider les contenus avant utilisation.

Une approche réutilisable

• L’objectif est de créer une méthode interne durable : structure de notebook, bibliothèque de prompts, modèles de checklists, trame de mémoire technique et règles de validation.

Exemples de personnalisation

La formation peut être adaptée pour :

• Répondre à un appel d’offres travaux publics
• Analyser un DCE volumineux
• Extraire les critères de notation d’un règlement de consultation
• Construire une checklist administrative et technique
• Synthétiser un CCTP
• Identifier les contraintes chantier
• Structurer un mémoire technique
• Rédiger une partie sécurité, environnement ou méthodologie
• Préparer une réponse pour un marché public
• Contrôler les pièces avant dépôt
• Créer une bibliothèque de prompts adaptée à l’entreprise
• Mettre en place une méthode commune entre les équipes

Résultats attendus

À la fin de la formation, les participants repartent avec :

• Un modèle de structure NotebookLM pour un appel d’offres
• Une méthode pour analyser un règlement de consultation
• Une checklist d’analyse du RC
• Une checklist d’analyse du CCTP
• Un modèle de plan de mémoire technique
• Une bibliothèque de prompts
• Une checklist finale avant dépôt
• Une méthode interne d’utilisation responsable de NotebookLM
• Une meilleure capacité à identifier les exigences clés d’un DCE
• Une méthode pour sécuriser les réponses avant transmission

Pour l’entreprise, cette formation permet de gagner du temps dans l’analyse des dossiers, de réduire les risques d’oubli, de mieux répondre aux critères de notation, d’améliorer la qualité des mémoires techniques et de structurer une méthode commune entre les équipes.

Public ciblé

• Dirigeants
• Responsables d’agence
• Chargés d’affaires
• Conducteurs de travaux
• Équipes études de prix
• Assistants administratifs
• Équipes QSE
• Collaborateurs impliqués dans la réponse aux appels d’offres

Méthodes mobilisées

• Apports méthodologiques simples
• Démonstrations guidées
• Exercices pratiques sur NotebookLM
• Analyse de documents d’appel d’offres
• Création de checklists
• Construction d’un plan de mémoire technique
• Rédaction assistée et correction humaine
• Cas pratique final
• Livrables opérationnels réutilisables

Modalités d’évaluation

Les acquis sont évalués à travers :

• Des exercices pratiques tout au long de la journée
• La création d’un notebook type
• La production d’une checklist
• L’analyse d’un règlement de consultation
• L’analyse d’un CCTP
• La rédaction d’une partie de mémoire technique
• Le contrôle final de conformité
• Un questionnaire de satisfaction

Points de vigilance

• NotebookLM reste un outil d’aide à l’analyse et à la rédaction. Il ne remplace pas l’expertise métier.
• Les réponses doivent toujours être relues et validées par une personne compétente avant dépôt.
• Les sources, chiffres, dates, contraintes et engagements doivent être systématiquement vérifiés.
• Les données sensibles doivent être anonymisées ou traitées selon les règles internes de confidentialité.
• Les contenus générés doivent être adaptés à la réalité de l’entreprise, au chantier concerné et aux exigences du dossier.

Accessibilité

• Formation accessible aux personnes en situation de handicap.
• Des adaptations peuvent être proposées sur demande afin de garantir les meilleures conditions d’apprentissage.

Conclusion

• NotebookLM peut devenir un véritable allié pour répondre aux appels d’offres, à condition de l’utiliser avec méthode et vigilance.
• Cette formation permet aux équipes de gagner du temps dans l’analyse des dossiers, de structurer leurs mémoires techniques, de mieux répondre aux critères de notation et de sécuriser les réponses avant dépôt.
• L’objectif est simple : utiliser l’IA documentaire pour travailler plus vite, plus clairement et plus efficacement, tout en gardant l’expertise métier au cœur de la décision.
• Contactez-nous pour organiser une session dédiée à vos équipes et adapter le programme à vos appels d’offres.